Plataforma y operación
Gestión integral de programas formativos
Este sistema está diseñado para coordinar la captación, la admisión, las convocatorias, la inscripción y la operación de los programas formativos.
El problema
En algunas organizaciones, el LMS acaba absorbiendo procesos administrativos que encajan mejor en otros sistemas. Cuando esas funciones se mezclan sin límites claros con las de aprendizaje, pueden empeorar la experiencia de uso, fragmentar los datos y dificultar la evolución del producto académico.
La operación académica empieza antes de que el participante acceda al campus y continúa después de que termine la formación.
La captación, la admisión, la contratación, la convocatoria, la asistencia, la evaluación y la certificación forman un recorrido que atraviesa varios equipos. Cuando todos estos procesos se concentran en el LMS, los estados administrativos se mezclan con la experiencia de aprendizaje.
Decisión principal
Determinar qué sistema conserva cada estado del participante y qué equipo responde de él.
El diseño determina qué sistema conserva los datos de la persona, la candidatura, la matrícula, la convocatoria del programa y las evidencias formativas, y qué equipo responde de mantenerlos. Esa separación permite integrar el CRM, los pagos, los sistemas académicos y el LMS sin duplicar decisiones ni acoplar el proceso a las estructuras internas de esos sistemas.
Criterios de diseño
- 01
Mantengo Moodle como motor de aprendizaje y traslado la operación administrativa a un sistema propio.
- 02
El modelo representa de forma explícita las convocatorias, los participantes, las sesiones, las evidencias y los estados.
- 03
Integro los sistemas mediante contratos que evitan compartir sus estructuras de datos internas.
Límites del producto
El LMS, el CRM y el sistema de gestión conservan funciones distintas.
El sistema de gestión coordina el programa y conserva su estado operativo. El aprendizaje permanece en el LMS y la relación comercial, en el CRM. La integración mediante contratos y eventos preserva esa separación.
Capacidades previstas en el diseño
- 01Captación y admisión
- 02Convocatorias e inscripciones
- 03Operación formativa
- 04Evidencias e informes
Criterio de validación
La primera validación debe seguir el recorrido completo.
Debe seguirse una convocatoria desde la captación hasta la certificación, incluidos los cambios, las bajas, los errores de integración y las evidencias exigidas. Solo entonces podrá juzgarse si el modelo reduce el trabajo manual y la ambigüedad.
Material desarrollado o documentado
- Modelo de producto documentado
- Procesos de captación, admisión y convocatoria modelados
Preguntas abiertas
Decisiones pendientes en la gestión integral de programas formativos.
La siguiente fase exige acordar qué sistema conserva cada dato, qué equipo responde de él, cómo se corrigen las discrepancias y qué trazabilidad necesitan la matrícula, la convocatoria y la certificación.
- Variaciones regulatorias por programa
- Modelo de identidad
- Límites entre operación y LMS
- Prioridad del primer flujo completo
Decisiones de diseño documentadas
Una separación clara entre la operación del programa, la relación comercial y el aprendizaje
He delimitado qué datos conserva cada sistema —el CRM, el LMS y el sistema de gestión— y qué contratos permiten coordinar la admisión, la matrícula, el seguimiento y la certificación.
- 01Arquitectura de plataforma
- 02Operación y observabilidad
- 03Gobierno técnico
- 04Integración con sistemas corporativos
Contexto profesional